Gute Berichte schreiben – aussagekräftig, überzeugend, verständlich

Gut geschriebene, klar strukturierte und aussagekräftige Berichte wirken wie eine Visitenkarte, denn sie widerspiegeln Deine Fachkompetenz. Doch was macht eigentlich einen guten Bericht aus? Und worauf solltest Du bei der Auswahl der Inhalte, dem Aufbau oder dem Schreibstil achten? Wir beantworten häufig gestellte Fragen und geben Dir praktische Tipps, um professionelle Berichte zu schreiben.

Berichte schreiben gehört für viele Fachpersonen zum Alltag – und doch haben viele Mühe damit. Oft sind es die Komplexität der Aufgabe und die fehlenden Vorgaben, die Unsicherheiten hervorrufen. In unseren Schreibkursen und Beratungsgesprächen erreichen uns regelmässig Fragen wie diese:

• Wie ist ein guter Bericht aufgebaut?
• Wie entscheide ich, welche Inhalte relevant sind und in meinen Bericht gehören – und welche nicht?
• Worauf muss ich achten, um einen möglichst verständlichen Bericht zu schreiben?
• Was mache ich, wenn die internen Richtlinien nicht alles klären oder diese sogar fehlen?
• Wie viel Zeit soll ich in die Überarbeitung des Berichts stecken?

Wir beantworten diese Fragen in diesem Blogbeitrag und geben Dir Tipps mit, damit Du Deinen nächsten Bericht entspannt und effizient schreiben kannst.

Welche Funktionen hat Dein Bericht?

Es gibt viele verschiedene Arten von Berichten, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. Eines haben aber alle Berichte gemeinsam: Sie informieren die Leser:innen sachlich über ein Thema. Darüber hinaus können Berichte folgende Funktionen haben:

• Dokumentation: Du beschreibst im Bericht den Ablauf einer Massnahme oder eines Projekts.
  Beispiele: Entwicklungsbericht oder Jahresbericht.
• Evaluation: Du beschreibst einen Verlauf und beurteilst die Ergebnisse kritisch.
  Beispiele: Evaluationsbericht oder Forschungsbericht.
• Legitimation: Du schilderst und begründest ein bestimmtes Vorgehen und legst somit Rechenschaft ab.
  Beispiele: Geschäftsbericht oder Nachhaltigkeitsbericht.
• Entscheidungsgrundlage: Du gibst basierend auf den präsentierten Fakten Empfehlungen für das weitere Vorgehen ab.
  Beispiele: Projektbericht oder Zwischenbericht.
• Reflexion: Du spiegelst im Bericht persönliche Erfahrungen an Fakten und ordnest sie so in einen fachlichen Kontext ein.
  Beispiel: Praktikumsbericht.

In unserem Arbeitsalltag haben wir es oft mit Berichten im Bereich der Sozialen Arbeit und der (Heil-)Pädagogik zu tun – dort vermischen sich zum Beispiel die Funktionen Information, Dokumentation, Legitimation und Entscheidungsgrundlage häufig.

Unser Tipp: Überlege Dir vor dem Schreiben Deines Berichts immer, welche Funktionen er erfüllen muss. Dann fällt es Dir leichter, Dein Kommunikationsziel festzulegen und die relevanten Inhalte auszuwählen.

Wie baust Du Deinen Bericht sinnvoll auf?

Grobstruktur entwickeln mit Kernaussagen: So spinnst Du den roten Faden

Eine der grössten Herausforderungen beim Schreiben von Berichten ist die Auswahl der richtigen Inhalte. Als Fachperson bist Du tief im Thema und kennst die Details und Zusammenhänge genau. Gerade weil Dir das Thema so vertraut ist, fällt es Dir womöglich schwer, Inhalte wegzulassen. Diese Schwierigkeit kennen viele Schreibende.

Unser Tipp: Konzentriere Dich zunächst auf das Wesentliche. Definiere die zentralen Inhalte, die unbedingt in den Bericht müssen – Deine Kernaussagen.

Kernaussagen sind die zentralen Inhalte, die in Deinen Bericht reinmüssen. Um sie auszuwählen, solltest Du die Perspektive wechseln: Was brauchen die Leser:innen? Welche Funktion hat der Bericht aus ihrer Sicht? Was müssen oder wollen sie wissen? Wähle Deine Inhalte unter diesen Gesichtspunkten aus und formuliere anschliessend Deine Kernaussagen.

Nachdem Du Deine Kernaussagen formuliert hast, ordne sie nach absteigender Wichtigkeit – beginne also mit der wichtigsten Aussage und beschreibe dann die weniger wichtigen Punkte. So stellst Du sicher, dass Deine zentralen Botschaften auch dann ankommen, wenn die Leser:innen den Text nicht vollständig lesen. Überlege ausserdem, ob alle Kernaussagen wirklich relevant für die Zielgruppe sind, oder ob Du welche weglassen kannst, um den Fokus zu halten.

Überschriften formulieren: So führst Du die Leser:innen durch Deinen Bericht

Aussagekräftige Überschriften transportieren Inhalte und bereiten die Leser:innen auf das vor, was im Text folgt. Sie bieten Orientierung und erleichtern es Querlesenden, die zentralen Informationen zu erfassen, auch wenn sie nur die Überschriften lesen. Bei abstrakten und inhaltsleeren Überschriften ist das nicht möglich: Sie vermitteln keine Botschaft und tragen deshalb auch nicht zur Leseführung bei. Ein paar Beispiele:

Aussagekräftige Überschrift	Nichtssagende Überschrift
Klientin ist pünktlich und zuverlässig	Arbeitsverhalten
Erwartungen an Arbeitstempo erfüllt	Leistungsfähigkeit
Genügende Schulnoten	Schule
Kommunikationsschwierigkeiten der Klientin	Sozialkompetenz
Fehlende Flexibilität führt zu Stress	Selbstkompetenz

Die nichtssagenden Überschriften weisen nur darauf hin, worum es im Text thematisch geht. Aber sie enthalten keine handfeste Aussage. Im Gegensatz dazu vermitteln aussagekräftige Überschriften sofort, worum es im Kern geht – und das ist ein echter Mehrwert.

Leider lassen viele Richtlinien nicht zu, die Überschriften frei zu wählen. Falls die Überschriften auch bei Dir konventionalisiert bzw. vorgegeben sind und nicht angepasst werden dürfen, empfehlen wir Dir, die Absätze mit einer fett gesetzten Kernaussage einzuleiten. Das kann zum Beispiel so aussehen:

In unserem Blogbeitrag «Titel und Überschriften: So weckst Du die Leselust» erfährst Du mehr darüber, wie Du gute Überschriften formulierst.

Fokus festlegen: Behandle pro Absatz nur ein Thema

Nachdem Du die relevanten Inhalte ausgewählt, Kernaussagen formuliert und erste Überschriften festgelegt hast, geht es ans Schreiben. Idealerweise strukturierst Du Deinen Text mit klaren, prägnanten Absätzen. Niemand liest gerne Absätze, die eine halbe Seite oder länger sind – solche Bleiwüsten schmälern die Leselust. Sie wirken nicht nur optisch abschreckend, sondern sind oft auch inhaltlich überladen, sodass die Leser:innen schnell überfordert sind. Gestalte lieber lesefreundliche und überschaubare Absätze mit einem klaren inhaltlichen Fokus.

Unser Tipp: Behandle pro Absatz nur einen thematischen Aspekt. So sorgst Du dafür, dass Deine Absätze einen klaren Fokus haben. Drücke also einfach die Absatztaste, wenn das Thema wechselt.

Was kennzeichnet einen inhaltlich guten Bericht?

Trenne Fakten und Interpretationen

Unterscheide klar zwischen Fakten wie objektiv wahrnehmbaren Ereignissen und Entwicklungen und eigenen Interpretationen. In einem Bericht stehen Fakten im Zentrum – und diese solltest Du sachlich, beschreibend und möglichst objektiv darstellen.

Beispiel für beschreibende Formulierungen aus einem Bericht aus dem Sozialbereich

Die Klientin hat in der Berufsschule genügende Noten. Die Berufsschullehrerin meldet zurück, dass die Klientin an den Nachmittagen leicht ablenkbar ist. Im Zeitraum dieser Rückmeldung hat die Klientin ihr ADHS-Medikament Concerta nicht genommen.

Doch oft legst Du in Berichten mehr als Fakten dar – Du interpretierst diese auch, stellst Hypothesen auf und ziehst Schlussfolgerungen, die auf den Fakten basieren. Deine Interpretationen sind subjektiv, deshalb solltest Du sie sprachlich kennzeichnen – zum Beispiel mit Modalverben wie können oder dürfen. Sie rücken eine Aussage in den Bereich des Möglichen und signalisieren, dass eine Aussage nicht allgemeingültig ist. Wichtig dabei: Die Interpretationen müssen schlüssig sein, sonst wirken sie unglaubwürdig und werden als persönliche Meinungsäusserung verstanden (siehe dazu das nächste Kapitel).

Beispiel für interpretierende Formulierungen aus einem Bericht aus dem Sozialbereich

Die Klientin hat in der Berufsschule genügende Noten, diese positive Entwicklung könnte auf die vermittelten Lernstrategien zurückzuführen sein. Die Berufsschullehrerin meldet zurück, dass die Klientin an den Nachmittagen leicht ablenkbar ist. Im Zeitraum dieser Rückmeldung hat die Klientin das ADHS-Medikament Concerta nicht genommen – die erhöhte Ablenkbarkeit dürfte damit zusammenhängen.

Mit solchen stilistischen Kniffen kannst Du Deine Interpretationen und Hypothesen sprachlich markieren und klar von Fakten trennen – ein Muss in jedem professionellen Bericht.

Verzichte auf Meinungsäusserungen

Berichte sind faktenorientiert und die Fakten dürfen interpretiert werden. Persönliche Meinungsäusserungen haben jedoch keinen Platz. Wenn Deine Meinung klar erkennbar ist, kann das den Eindruck erwecken, dass Du nicht professionell genug bist – und darunter leidet nicht nur Deine Glaubwürdigkeit, sondern auch die Deines Berichts.

Wörter wie lediglich, leider, bedauernswerterweise, erfreulicherweise und glücklicherweise kennzeichnen Deine persönliche Meinung und die ist für die Person, die den Bericht liest, nicht relevant. Schreibe deshalb so objektiv wie möglich und vermeide wertende Formulierungen – nicht zuletzt, um Befangenheit zu vermeiden.

Beispiel für eine persönliche Färbung des Berichts – so lieber nicht:

Die Klientin hat in der Berufsschule lediglich genügende Noten. Die Berufsschullehrerin meldet leider zurück, dass die Klientin sich an den Nachmittagen leicht ablenken lässt.

Nutze Beispiele zur Veranschaulichung

Die Leser:innen Deines Berichts kennen Deine Projekte nicht im Detail. Deshalb sind sie auf klare, greifbare und verständliche Beschreibungen angewiesen. Nutze ein möglichst anschauliches Vokabular und verwende Beispiele, um einen Vorgang oder eine Entwicklung fassbar zu machen.

Vermeide abstrakte Oberbegriffe, denn sie sind schwer fassbar und lassen in den Köpfen der Lesenden keine Bilder entstehen. Wenn Du beispielsweise einen Entwicklungsbericht schreibst, können sich die Lesenden unter abstrakten Wörtern wie «Krisenmomente» oder «Schwierigkeiten im zwischenmenschlichen Bereich» nicht viel vorstellen. Ausserdem riskierst Du, dass sich alle etwas anderes darunter vorstellen, weil diese Wörter nicht präzise sind. Solche abstrakten Begriffe werden durch Beispiele greifbarer.

Beispiel für eine Einschätzung zur Selbstkompetenz:

Der Klient äusserte zu Beginn der Berichtsperiode, dass ihn Konflikte mitnehmen und er manchmal sogar körperlich reagiert – zum Beispiel Nasenbluten. Der Klient hat sich Strategien erarbeitet, die ihn in Stresssituationen entlasten können. So hilft es ihm beispielsweise, seine Emotionen aufzuschreiben. Diese Strategie hat er zu Beginn der Massnahme oft angewendet und anschliessend mit dem Therapeuten das Gespräch gesucht.

Was kennzeichnet einen sprachlich guten Bericht?

Schreibe in kurzen und prägnanten Sätzen

Verwende kurze und prägnante Sätze. Denn lange und verschachtelte Sätze sind schwer verständlich. Achte auf eine einfache und nachvollziehbare Satzstruktur. Selbstverständlich sind sinnvolle und stilsichere Ausnahmen berechtigt. Denn bestehen Texte ausschliesslich aus kurzen Sätzen, wirken sie monoton. Als Richtwert gilt: Ein Satz darf so lang sein, wie Dein Atem reicht, um ihn vorzulesen. Wenn Dir beim lauten Lesen die Luft ausgeht, dann ist der Satz zu lang.

Nutze die Kraft von Verben und vermeide Nominalstil

Substantive (Nomen) sind unverzichtbar in Deinem Bericht – sie transportieren die Inhalte und tragen viel Bedeutung. Doch wenn sie überhandnehmen, wirken Berichte oft schwerfällig und unverständlich. Diesen Stil nennt man auch Nominalstil.

Unser Tipp: Setze wo immer möglich auf Verben und Adjektive anstatt auf Substantive. So wird Dein Text lebendiger, lesefreundlicher und verständlicher.

Beispiel für den schwerfälligen Nominalstil

Die Durchführung der Analyse der Kommunikationsfähigkeiten der Klientin erfolgte in enger Abstimmung mit den Lehrpersonen. Das führte bei der Klientin zu einer Verbesserung des Umgangs mit Konfliktsituationen.

Du siehst: Durch die vielen Substantive wird der Satz enorm sperrig, klingt umständlich und ist schwer lesbar. Überlege Dir bei solchen Formulierungen immer, wo es sinnvoll ist, Substantive mit Verben oder Adjektiven zu ersetzen. Denn dann liest sich der Text gleich viel flüssiger – und das steigert die Lesemotivation. Ein netter Nebeneffekt: Meistens wird der Text dadurch auch kürzer.

Beispiel mit mehr Verben und Adjektiven

Wir analysierten die Kommunikationsfähigkeiten der Klientin in enger Abstimmung mit den Lehrpersonen. Dies verbesserte ihren Umgang mit Konfliktsituationen.

Schreibe im Aktiv

Schreibe wenn immer möglich im Aktiv. Dann können die Verben ihre volle Kraft entfalten und Dein Bericht wirkt sofort lebendiger. Aktive Sätze stellen die handelnde Person oder Institution in den Mittelpunkt. Daher ist stets klar, wer was macht. Beim Passiv hingegen fehlt oft die Information, wer etwas tut – und das kann die Klarheit des Berichts beeinträchtigen.

Beispiele:

Passiv: Die Kommunikationsfähigkeiten der Klientin wurden in enger Abstimmung mit den Lehrpersonen analysiert.

Aktiv: Wir analysierten die Kommunikationsfähigkeiten der Klientin in enger Abstimmung mit den Lehrpersonen.

Vorsicht bei Verneinungen

Verwende Verneinungen zurückhaltend, denn unser Gehirn hat Mühe, diese zu verarbeiten. Gerade wenn Menschen einen Text schnell lesen oder überfliegen, kann es passieren, dass sie die Verneinung übersehen. Formuliere liebe positiv – dann kommt Deine Botschaft direkt bei Deinen Leser:innen an.

Beispiele:

Unnötige Verneinung: Die Firma XY ist einer EBA-Ausbildung nicht abgeneigt.

Positive Formulierung: Die Firma XY befürwortet eine EBA-Ausbildung.

Verzichte auf doppelte Verneinungen. Sie verlangen von den Leser:innen, dass sie die Formulierung decodieren. Oft müssen sie dafür den Satz ein zweites Mal lesen – und darauf hat niemand Lust.

Beispiele:

Doppelte Verneinung: Es gibt keine Anzeichen, die dagegen sprechen, dass XY die Ausbildung nicht bestehen wird.

Positive Formulierung: Momentan sprechen alle Anzeichen dafür, dass XY die Ausbildung bestehen wird.

Interne Richtlinien erleichtern das Schreiben – aber was, wenn sie fehlen?

Interne Richtlinien für das Schreiben von Berichten, die klare Vorgaben zu Struktur, Stil und formalen Anforderungen beinhalten, erleichtern den Schreibprozess erheblich. Doch was, wenn solche Richtlinien nicht alle wesentlichen Aspekte abdecken oder sogar fehlen? Dann solltest Du proaktiv handeln und Dir selbst klare Prinzipien für Deine Berichte setzen. Im Idealfall werden diese dann von Deinem Arbeitgeber übernommen.

Die folgenden Aspekte sollten in internen Richtlinien mindestens geregelt sein:

• Inhalt: Die Richtlinien sollten klären, welche Fragen im Bericht beantwortet werden müssen. So wird sichergestellt, dass der Bericht die inhaltlichen Erwartungen erfüllt.
• Struktur: Vorgaben zur Gliederung des Berichts sorgen für eine klare und einheitliche Struktur, zum Beispiel: Einleitung, Hauptteil, Schluss.
• Umfang: Definiere, wie umfangreich die Berichte sein sollen – idealerweise mit einer Zeichenangabe (inklusive Leerzeichen).
• Stil und Ton: Gib an, ob der Bericht eher formell oder informell gehalten sein sollte und welchen Ton die Schreibenden wahren sollen.
• Verwendung von Fachbegriffen: Lege fest, wie Fachbegriffe verwendet, eingeführt und erklärt werden sollen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Abkürzungen: Bestimme, welche Abkürzungen zulässig sind und ob die ausgeschriebene Form beim ersten Gebrauch genannt werden muss.
• Gendergerechte Sprache: Kläre, wie gendergerecht formuliert werden soll, zum Beispiel: Gendersternchen, Doppelnennungen usw.
• Datenschutz: Stelle sicher, dass Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten klar definiert sind. Sind Anonymisierungen zum Beispiel zwingend?
• Zitierregeln: Gib vor, wie Quellen und Daten zitiert werden sollen, um Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Visuelle Hilfsmittel: Bestimme, ob und wie Tabellen, Diagramme oder Grafiken verwendet werden dürfen, um komplexe Informationen zu veranschaulichen.
• Formatierung: Kläre Standards für Schriftarten, -grössen, Zeilenabstände, Absätze und andere Formatierungselemente, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Berichte sind die Visitenkarte Deiner Arbeit – überarbeite deshalb sorgfältig

Deine Berichte sind die Visitenkarte Deiner Arbeit: Ein gut geschriebener und sprachlich sauber überarbeiteter Bericht sorgt dafür, dass Du als kompetent und zuverlässig wahrgenommen wirst. Achte vor dem Einreichen deshalb immer auf diese zwei Punkte:

• Faktencheck: Prüfe am Schluss nochmals alle Namen, Daten, Fakten, Zahlen oder Zitate. Und checke, ob alle Informationen noch aktuell sind.
• Sprachlicher Feinschliff: Schon kleine Tippfehler können einen schlechten Eindruck bei den Leser:innen hinterlassen. Welche digitalen Schreibtools Du für den sprachlichen Feinschliff nutzen kannst, erfährst Du in diesem Blogbeitrag.